1. O que é um Ofício

O ofício é um documento de comunicação oficial utilizado para tratar de assuntos administrativos, fazer solicitações, encaminhar documentos ou comunicar decisões entre órgãos públicos ou entre o particular e a Administração Pública. Sua linguagem deve ser formal, clara e objetiva.

Diferentemente de uma simples carta, o ofício segue uma estrutura padronizada que inclui: identificação do remetente e destinatário, número do documento, data, assunto, corpo do texto e assinatura. A numeração sequencial facilita o controle e o acompanhamento das comunicações.

2. Lei de Acesso à Informação

A Lei nº 12.527/2011 (LAI) garante ao cidadão o direito de solicitar informações a órgãos públicos. O prazo padrão de resposta é de 20 dias úteis, prorrogável por mais 10 dias mediante justificativa. Para pedidos de informação, o ofício deve mencionar expressamente a LAI e o art. 10, que assegura o acesso sem necessidade de motivação do pedido.

"É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral." — Lei nº 12.527/2011, art. 8º

3. Estrutura do Ofício

Um ofício bem estruturado deve conter:

• Identificação: número do ofício, local e data
• Destinatário: nome, cargo e órgão
• Assunto: resumo do conteúdo do ofício
• Corpo: exposição clara e objetiva do pedido ou comunicação
• Fundamento legal: quando aplicável
• Prazo de resposta: indicação do prazo esperado
• Protocolo: espaço para registro da entrega

4. Como Protocolar e Acompanhar

Para garantir o registro e acompanhamento do ofício, siga estas orientações:

• Leve o ofício impresso em duas vias ao órgão destinatário
• Exija o carimbo de protocolo com número, data e nome do recebedor na sua via
• Alternativamente, utilize o e-mail oficial do órgão com confirmação de recebimento
• Acesse portais de transparência para acompanhar o status da resposta
• Em caso de não resposta no prazo, apresente nova comunicação fazendo referência ao protocolo anterior